Organiser un événement professionnel - BtoB
 

Organiser un événement professionnel – BtoB

Comment réussir l’organisation d’un événement professionnel ?

Il faut tout d’abord, bien définir quel type d’événement, vous souhaitez organiser :

Fidéliser mes salariés, recruter de nouveaux clients, lancer un nouveau produit, motiver ma force de ventes, gagner en notoriété auprès des acteurs économiques locaux  … ?

En fonction de ce que vous souhaitez faire, vous devez définir ensuite, le type d’événement qui conviendra le mieux à votre projet : Un séminaire, un salon, une soirée, un déjeuner d’affaire, une exposition, un séjour incentive, une conférence ?

Le Lieu et la Thématique

A chaque cible, son type d’événement : pour motiver vos salariés, choisissez un lieu de détente, pour fidéliser vos clients, choisissez une soirée VIP, pour le lancement d’un nouveau produit, une exposition ou un salon sera plus adapté.

Le plus difficile reste la thématique ! Il faut faire venir de nouveaux client, fidéliser les anciens, il faut savoir surprendre les personnes que vous invitez, afin qu’elles viennent nombreuses.

Votre objectif est de marquer les esprits des personnes présentes !

Le choix du lieu enverra le message que vous souhaitez faire passer, il sera l’image de votre société  chic, écolo, 2.0 … C’est le lieu d’abord qui incitera vos invités à ce déplacer. Les prestations que vous souhaitez leur apporter (collation, déjeuner…) seront aussi à prendre en compte dans le choix du lieu !

Le budget sera également une composante de votre choix, organisez-vous vous-même votre événement ? Confiez-vous son organisation à une agence spécialisée ? un brief et un rétro planning sera alors obligatoire afin qu’elle vous propose plusieurs lieux, traiteur, thème qui colle à votre événement.

Les Invitations

Maintenant il faut communiquer sur votre événement afin qu’il soit une réussite ! Utiliser tous les moyens à votre disposition, contacts  électroniques, facebook, carton d’invitation…  vous pouvez également créer un hashtag sur votre événement !

Soignez la présentation, elle sera votre première vitrine !

En fonction de votre type d’événement, vous choisirez d’inviter, vos clients, vos salariés, vos partenaires commerciaux …N’oubliez pas d’inviter les institutionnels : Maire, Présidents de la Chambre de Commerce, de la Communauté de communes, mais également les associations locales, ainsi que la presse qui couvrira votre événement.

Vous pouvez aller plus loin, si vous souhaitez toucher de nouveaux clients en faisant de la publicité dans des magazines spécialisés, sur votre site internet, dans la presse locale ….

ATTENTION, tout cela devra s’anticiper et devra être fait bien en amont de la date de l’événement.

La Veille et le Jour J : Voilà, vous y êtes !

Préparez vos badges et l’accès au salon (le balisage) longtemps à l’avance.

Attention à bien flécher les lieux. Et surtout l’entrée si celle-ci n’est pas évidente. Envoyez quelques jours avant un plan d’accès par mail à vos invités, certains lieux n’étant pas bien relayés par GPS.

Personne n’aime se perdre ou attendre 10 minutes pour récupérer son badge ! Vérifiez autant de fois que nécessaire la liste de vos invités ! C’est extrêmement désagréable de ne pas être sur les listes et pour vous particulièrement gênant. Cette étape est essentielle.

La veille vous devez vérifier l’aménagement de votre lieu, votre stand, refaire le point avec tous les acteurs qui organisent avec vous la journée.

A l’intérieur, personnalisez votre espace avec de la PLV, des kakémonos, décorez la salle, le lieu au couleur de votre société.

La prévoyance est de mise : préparer vous une petite trousse de secours : crayon, surligner, rallonge, scotch, ciseaux… et pour le matériel, prévoyez 2 vidéoprojecteurs … on ne sait jamais ! Faites également un double de vos présentations sur une clé et idéalement même ayez un PC de rechange.

Prévoyez d’arrivée au moins une heure à l’avance pour faire les derniers réglages, la mise en place du micro, de la sono, des vidéoprojecteurs….

Si vous êtes en lancement de produits, prévoyez un point presse pendant votre journée. Ce sera pour vous l’occasion de rencontrer les journalistes personnellement, de leur remettre, au besoin, les documents nécessaires à leurs articles, et de répondre  à leurs questions.

L’absentéisme : Comment la gérer ?

Lorsqu’il ne s’agit pas d’une réunion interne, il faut malheureusement déplorer un fort taux d’absentéisme par rapport au nombre d’inscrits d’environ 50 %.

Afin de limiter ce phénomène, il convient d’envoyer la semaine précédent l’événement un mail confirmant leur invitation ; 3 jours avant, envoyez le plan et confirmez le jour J ou la veille par SMS ou téléphone. Vous limiterez ainsi l’absentéisme.

Après l’événement

Il convient de faire un point sur les contacts rencontrés, d’envoyer aux journalistes présents un debrief de votre salon ou conférence. Vous pouvez également faire remplir un questionnaire de satisfaction aux différents acteurs. Il sera alors temps d’en faire la synthèse.

Pour les personnes absentes, ne les négligez pas, envoyez leur les documents présentés ou appelez les personnellement afin de leur débriefer la journée.

La Recette d’un Evénement Réussi :

– Déterminer sa cible et son objectif

– Choisir une bonne date : pas pendant les vacances scolaires, plutôt le mardi et le jeudi

– Trouver un thème orignal, suscitant de l’intérêt

– Le lieu doit coller au choix de votre événement ou votre thème

– Communiquez sur les réseaux sociaux

– Personnaliser votre événement : balisage, badge, banderole, flyers, …

– Le plaisir : un événement est avant tout un moment de partage, de convivialité ! Prenez plaisir à recevoir vos invitez et montrez leur !